Politique de confidentialité

Portée de la présente politique

La présente politique vise notre site Web public et l'application authentifiée. Elle ne vise pas les sites Web ou services de tiers vers lesquels nous établissons des liens mais que nous ne contrôlons pas. Les termes en majuscule non définis ici ont le sens qui leur est donné dans nos Conditions d'utilisation.

Responsable de la protection de vos renseignements

Conformément à la Loi 25, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels (notre « responsable de la protection des renseignements personnels »). Cette personne supervise nos pratiques de confidentialité et traite les demandes d'accès, de rectification et les plaintes. Vous pouvez la joindre au moyen des coordonnées indiquées dans la section Coordonnées ci-dessous.

Renseignements personnels que nous recueillons

Nous recueillons les catégories de renseignements personnels suivantes :

• Renseignements de compte : votre nom, votre adresse courriel et un mot de passe haché de façon sécurisée lorsque vous créez un compte.
• Contenu que vous créez : les carnets, sections, pages, textes, mots-clics et fichiers multimédias (images, fichiers et fichiers audio) que vous ajoutez au Service. Ce contenu peut lui-même contenir des renseignements personnels que vous choisissez d'y inclure.
• Données soumises à l'IA : lorsque vous utilisez des fonctions d'IA facultatives, le texte ou l'audio que vous soumettez pour transcription, résumé ou réécriture, ainsi que les questions que vous posez au chat IA de page et les réponses qu'il fournit.
• Renseignements techniques et d'utilisation : adresse IP, renseignements sur le navigateur et l'appareil, données de journalisation, ainsi que les registres de sécurité et d'audit générés lorsque vous utilisez le Service.
• Paramètres de notification : si vous activez le résumé quotidien facultatif de vos tâches, nous conservons son activation ainsi que le fuseau horaire indiqué par votre navigateur, afin que le courriel arrive à 9 h chez vous plutôt que sur nos serveurs. Le fuseau conservé est supprimé dès que vous désactivez le résumé, et chaque courriel de notification comporte un lien permettant d'y mettre fin en un clic.
• Témoins et technologies semblables : décrits dans la section Témoins ci-dessous.

Veuillez ne pas stocker de renseignements personnels que vous n'êtes pas autorisé à traiter.

Comment et pourquoi nous utilisons vos renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels pour fournir, exploiter, sécuriser et maintenir le Service; pour vous authentifier et protéger votre compte, y compris notre journal d'audit; pour offrir les fonctions que vous demandez, comme la transcription par IA, les résumés, le partage, l'importation et l'exportation; pour communiquer avec vous au sujet de votre compte, du soutien et des changements importants; pour vous envoyer les rappels de tâches et le résumé quotidien que vous activez, que vous pouvez désactiver à tout moment depuis n'importe lequel de ces courriels ou dans les Paramètres; et pour respecter nos obligations légales. Nous utilisons vos renseignements uniquement aux fins déterminées au moment de leur collecte, à des fins compatibles, ou lorsque la loi le permet. Lorsque le RGPD s'applique, nos bases juridiques sont l'exécution de notre contrat avec vous, votre consentement pour les fonctions facultatives comme l'analytique et le résumé quotidien des tâches, nos intérêts légitimes à exploiter et améliorer le Service, et le respect d'obligations légales.

Fonctions d'intelligence artificielle

Les fonctions facultatives telles que la transcription de réunions, les résumés, la réécriture de texte et le chat IA de page transmettent le contenu concerné à un fournisseur d'IA tiers, agissant à titre de sous-traitant, afin de générer un résultat qui vous est retourné. Ces fonctions ne s'exécutent que lorsque vous les déclenchez, et notre fournisseur n'utilise pas votre contenu pour entraîner ses modèles. Pour la transcription, les résumés et la réécriture, le résultat est stocké dans votre carnet. Pour le chat IA de page, vos questions et les réponses de l'assistant sont conservées sur nos serveurs sous forme d'historique de conversation propre à chaque page, afin que la conversation soit là à votre retour; pour répondre, l'assistant lit également la page ouverte et les pages qui y sont liées. L'historique de chat est conservé tant que votre compte est actif : vous pouvez effacer la conversation d'une page à tout moment, elle est supprimée avec la page ou votre compte, et les conversations inactives depuis douze mois sont supprimées automatiquement. Les résultats générés par l'IA peuvent être inexacts ou incomplets et devraient être révisés avant que vous vous y fiiez; ils ne constituent pas un avis professionnel. Ce traitement peut avoir lieu à l'extérieur du Québec et du Canada (voir Où vos renseignements sont traités). Nous n'utilisons pas vos renseignements personnels pour prendre des décisions vous concernant fondées exclusivement sur un traitement automatisé.

Réunions et autres participants

La fonction Notes de réunion IA enregistre votre microphone et l'audio de votre appel. Un enregistrement contiendra normalement la voix et les propos d'autres participants, qui n'ont peut-être pas de compte note2it.

Quand vous enregistrez, vous agissez comme responsable de ces renseignements personnels : il vous revient d'informer les participants et d'obtenir tout consentement requis là où vous êtes. Les règles d'enregistrement et de consentement varient selon le territoire et le milieu de travail, et certaines exigent l'accord de chaque participant. Avant chaque enregistrement, le Service vous demande de confirmer que vous comprenez cette responsabilité; note2it n'avise pas lui-même les autres participants de votre appel.

Les enregistrements audio sont conservés jusqu'à ce que vous supprimiez l'enregistrement, la page où il est stocké, ou votre compte. Les transcriptions et résumés demeurent dans votre carnet jusqu'à leur suppression ou celle de votre compte.

Les transcriptions peuvent comporter des étiquettes de locuteurs comme « Locuteur 1 » et « Locuteur 2 ». Ces étiquettes sont estimées uniquement à partir du texte de la transcription : nous n'analysons pas les caractéristiques vocales, ne créons pas d'empreintes vocales et ne traitons aucun autre identifiant biométrique.

Si vous avez participé à une réunion enregistrée et souhaitez savoir ce que nous détenons, le faire corriger ou le faire supprimer, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Le titulaire du compte qui a fait l'enregistrement contrôle généralement ce contenu; nous lui acheminerons votre demande et vous aiderons comme la loi l'exige.

Applications connectées (assistants IA)

Avec les forfaits qui l'incluent, vous pouvez connecter des applications tierces — comme l'assistant IA Claude — à votre compte au moyen d'un écran d'autorisation. Une application connectée peut lire et, seulement si vous le lui accordez, modifier le contenu de vos carnets en votre nom, dans les limites des permissions que vous approuvez. Votre contenu n'est partagé avec une application connectée que sur votre instruction, et le fournisseur de l'application le traite ensuite selon sa propre politique de confidentialité, que vous devriez consulter; contrairement aux fonctions d'IA ci-dessus, une application connectée agit selon vos instructions, et non à titre de sous-traitant pour nous. Pour chaque connexion, nous conservons le nom de l'application, les permissions accordées et un identifiant d'accès sous forme hachée — jamais l'identifiant lui-même. L'activité des applications connectées sur votre compte est consignée dans notre journal de sécurité. Vous pouvez consulter chaque connexion et révoquer son accès à tout moment dans les Paramètres de l'application; la révocation prend effet immédiatement. Nous ne connectons jamais une application à votre compte de notre propre initiative, et aucune application n'obtient d'accès sans votre approbation explicite.

Témoins et technologies semblables

Par défaut, notre site Web n'utilise que des témoins strictement nécessaires — par exemple, pour mémoriser votre préférence linguistique et vos choix de consentement aux témoins. Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires et nous ne chargeons pas de technologies d'analytique ou de marketing à moins que vous n'y consentiez au moyen de notre bandeau de témoins ou des « Paramètres des témoins ». Si vous consentez à l'analytique, nous utilisons Google Analytics (fourni par Google), avec anonymisation de l'adresse IP, pour comprendre l'utilisation du site Web; ce service dépose les témoins _ga, et les données peuvent être traitées à l'extérieur du Québec et du Canada (voir Où vos renseignements sont traités). Vous pouvez consulter ou modifier vos choix à tout moment au moyen du lien « Paramètres des témoins » dans le pied de page du site. L'application authentifiée utilise un petit nombre de témoins strictement nécessaires et le stockage local pour vous garder connecté et mémoriser vos préférences d'interface.

Fournisseurs de services et communication

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous les communiquons uniquement dans la mesure nécessaire à l'exploitation du Service, à des fournisseurs de services agissant en notre nom en vertu d'un contrat, notamment :

• Des fournisseurs d'hébergement infonuagique et d'infrastructure.
• Un fournisseur de base de données, pour stocker les données de compte et de contenu.
• Un fournisseur de stockage d'objets, pour stocker les fichiers multimédias téléversés.
• Un fournisseur d'IA, pour les fonctions d'IA facultatives décrites ci-dessus.
• Un fournisseur de courriel, pour les messages transactionnels.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l'exige, pour protéger nos droits ou la sécurité d'autrui, ou dans le cadre d'une transaction commerciale telle qu'une fusion ou une vente, sous réserve de la loi applicable. Nous publions la liste à jour de ces fournisseurs — avec le rôle de chacun et l'endroit où il traite les données — sur notre page Confiance à note2it.com/trust, et nous la mettons à jour avant d'ajouter un nouveau fournisseur qui traite des renseignements personnels.

Où vos renseignements sont traités

Certains de nos fournisseurs de services stockent ou traitent des renseignements personnels à l'extérieur de la province de Québec, notamment ailleurs au Canada et aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec, nous évaluons la protection dont ils bénéficieront, en tenant compte de la sensibilité des renseignements, des fins de leur utilisation, des mesures de protection en place (y compris des clauses contractuelles) et du cadre juridique applicable dans le territoire de destination. Lorsque le RGPD s'applique, les transferts à l'extérieur de l'Espace économique européen reposent sur des garanties appropriées telles que les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour en savoir plus sur ces garanties.

Durée de conservation de vos renseignements

Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins décrites dans cette politique, à la prestation du Service et au respect de nos obligations légales, comptables et de sécurité. En particulier :

• Les renseignements de compte sont conservés tant que votre compte est actif. Après la suppression de votre compte, nous supprimons ou anonymisons vos renseignements personnels dans un délai raisonnable, sauf lorsque la loi exige leur conservation ou pour constater, exercer ou défendre des droits en justice.
• Les notes, carnets et médias téléversés sont conservés jusqu'à ce que vous les supprimiez, ou jusqu'à la suppression de votre compte.
• L'audio des réunions est conservé jusqu'à ce que vous supprimiez l'enregistrement, la page où il est stocké, ou votre compte. L'audio de dictée n'est pas conservé du tout : il est transcrit puis immédiatement supprimé.
• Les transcriptions et résumés de réunions sont conservés jusqu'à leur suppression ou celle de votre compte.
• Les conversations du chat IA de page sont conservées tant que votre compte est actif; vous pouvez les effacer à tout moment, et les conversations inactives depuis douze mois sont supprimées automatiquement.
• Les registres d'audit et de sécurité sont conservés jusqu'à sept ans, conformément à nos obligations de sécurité.
• Les copies de sauvegarde sont supprimées selon un calendrier continu.

Comment nous protégeons vos renseignements

Nous maintenons des mesures de protection administratives, techniques et physiques destinées à protéger les renseignements personnels, notamment le chiffrement en transit, des contrôles d'accès, l'isolation des locataires et un journal d'audit inviolable des modifications. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'est entièrement sûre; nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue. Si nous avons connaissance d'un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous prendrons des mesures raisonnables pour réduire le risque et nous aviserons la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées comme l'exige la Loi 25, ainsi que les autres autorités ou personnes comme l'exige la loi applicable.

Vos droits

Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez :

• Accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie.
• Faire corriger des renseignements inexacts ou incomplets.
• Retirer votre consentement à un traitement facultatif.
• Demander la suppression de vos renseignements personnels, ou que nous cessions leur diffusion ou les désindexions, lorsque la loi le permet.
• Demander la portabilité des renseignements personnels informatisés que vous avez fournis, dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Lorsque le RGPD s'applique, vous opposer à certains traitements ou en demander la limitation.

Pour exercer l'un de ces droits, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels au moyen des coordonnées de la section Coordonnées. Nous répondrons dans le délai prévu par la loi (généralement 30 jours en vertu de la Loi 25). Nous pourrions devoir vérifier votre identité au préalable. Ces services sont fournis sans frais, sous réserve des exceptions limitées permises par la loi.

Enfants et mineurs

Le Service ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès d'un mineur de moins de 14 ans sans le consentement du titulaire de l'autorité parentale, sauf lorsque la collecte est manifestement au bénéfice du mineur. Si vous croyez qu'un mineur nous a fourni des renseignements personnels sans le consentement approprié, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels et nous prendrons les mesures appropriées.

Questions et plaintes

Si vous avez une question ou une préoccupation concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, veuillez d'abord communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels et nous ferons de notre mieux pour la résoudre. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca). Si le RGPD s'applique à vous, vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale. Les résidents d'autres provinces canadiennes peuvent communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre. Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous mettons à jour la date de « Dernière mise à jour » ci-dessus et, le cas échéant, fournissons un avis additionnel. Votre utilisation continue du Service après l'entrée en vigueur des modifications signifie que vous prenez connaissance de la politique mise à jour.